Hier zusammengefasst die wesentlichen Punkte:
Im Rahmen der Datenübertragung der Mitglieder für das jährliche Mitgliederverzeichnis (MGV) des Rotary-Verlags sind in RO.CAS einige Neuerungen eingeführt worden:

1. Die Mitgliederdateneingabe ist überarbeitet worden
2. Das Mitgliederstammblatt mit den Daten für das MGV wurde überarbeitet
3. Die Einstellungen für die Datenübertragung wurden neu konzipiert,
1. insbesondere die Datenschutzeinstellungen des Clubs
2. die Zustimmung zur Übertragung der Änderungsdaten an Verlag, Rotary- International, RDG und Distrikt
3. der Freigabevermerk Mitgliederdaten für die Übernahme durch den Verlag.
   

Da bereits das kommenden Mitgliederverzeichnis 2008/2009 ausschließlich aus RO.CAS Daten erstellt wird ist es nun notwendig, dass Sie sich mit der Datenqualität der Mitgliederdaten auseinandersetzen und diese pflegen !
Das gilt auch für die Clubs die RO.CAS nicht zur Clubverwaltung einsetzen. Mindestens die Mitgliederdaten sollten nun in RO.CAS gepflegt werden, damit ein qualitatives Verzeichnis erstellt werden kann.

Ab sofort sind dann auch die Änderungsmeldungen (Änderungen, Eintritte, Abgänge) geschaltet: d.h. die bislang erforderlichen Änderungsmeldungen können entfallen. Eine große Erleichterung für jeden Sekretär, wird damit doch ein wichtiger Teil seiner Arbeit  quasi automatisch erledigt.
Unter „Administration“ finden Sie einen neuen Menüpunkt: „Verlag“ mit drei Untermenüs:
1.    Datenübernahme MV
2.    Automatische Änderungsmitteilung
3.    Freigabe Datenfelder für den Verlag

Zu 1. Hier bestätigen Sie, dass die Mitgliederdaten in RO.CAS Stand 15.2.2008 verbindlich für die Produktion des Mitgliederverzeichnis genutzt werden können. ( Bitte Kästchen ankreuzen).
D.h. bis zum 15.2.08 sollten Sie die Mitgliederdaten qualitativ überprüft haben und Korrekturen erfassen. Dann erfolgt der 1. Testandruck. Das Ergebnis erhalten Sie dann Ende Februar als PDF zur Kontrolle. Dann kann noch mal jeder prüfen, ob er mit seinen Daten so einverstanden ist. Weitere Änderungen in RO.CAS sind anschließend noch möglich, denn der Redaktionsschluss wird erst wesentlich später sein.
Natürlich können Sie das Häkchen auch heute schon setzen.

Zu 2. Hier erhalten Sie eine automatische Voreinstellung für die Meldekette bei Mitgliedschaftsänderungen. Wir empfehlen, diese so zu übernehmen. Damit entfallen für RO.CAS-Nutzer sämtliche bisherige Meldungen an den Verlag, Distrikt, RDG und RI ! 

Zu 3. Hier geht es um die Freigabe der Datenfelder zur Übertragung für das Mitgliederverzeichnis.
Dies ist sozusagen die Globaleinstellung. Diese gilt dann für den gesamten Club. Wir empfehlen die voreingestellte Version (Mobilfunk und E-Mail sind unterdrückt,). Je nach Beschlusslage im Club können Sie aber einzelne Datenfelder (bis auf die Pflichtfelder) ab- oder ankreuzen, die nicht oder doch veröffentlicht werden sollen. Geburtsdatum wird nicht gemeldet. Pflichtfelder sind angekreuzt aber angegraut und als (Pflichtfeld) kommentiert. Die können nicht unterdrückt werden.

Sollten einzelne Freunde einen persönlich weitergehenden Datenschutz wünschen ist dies dann individuell bei den Mitgliederdaten einstellbar.
Dazu können Sie nun das richtige Mitgliederstammdatenblatt mit allen relevanten Daten erzeugen. (einzeln oder als Satz).
Drucken Sie diese aus und geben Sie diese an die Mitglieder zu Datenkontrolle und Freigabe. Eine Unterschrift der Freunde zum Einverständnis wäre empfehlenswert: diese Unterschrift sollte im Club auch aufbewahrt werden. Hierzu sind Sie als Sekretär de jure verpflichtet – auch wenn viele Clubs das nicht so genau nehmen.

Bei der Dateneingabe Mitglieder gab es aus diesem Grund auch einige Veränderungen und Verbesserungen.

1. Geburtsort gibt es nicht mehr.
2. Fremsprachen jetzt als "hinzufügbar", damit beliebig viele Sprachen erfassbar.
3. 2. Akademischer Titel möglich – jetzt auch nachgestellt (wegen MBA oder so)
4. Privat- und Berufadresse: - jetzt auch mit Postfach inkl. PLZ
5. Ehrungen Paul-Harris-Fellow jetzt als separate Information und als hinzufügbar und Aufklappmenü realisiert (damit auch Historie der Auszeichnungen möglich)
6. Neuer Grund des Ausscheidens: „Clubwechsel“ und dazu eine Detailzeile
   

Es gilt also jetzt die Stammblätter pro Mitglied zu erstellen und zu verteilen und die Korrekturen einzugeben.
Bitte erledigen Sie dies zügig bis zum 15.2.2008 und setzen spätestens dann das Häkchen bei Datenübernahme.

Für Rückfragen stehe ich wie immer gerne jederzeit zur Verfügung. Nutzen Sie bitte auch die aktualisierte RO.CAS Onlinehilfe für diese Menüs und stellen Sie Fragen oder lesen Sie Antworten zu RO.CAS im User-Forum unter Video-Tutorials dazu folgen in Kürze.
Ich bereite gerade die jährliche DICO-Tagung in Frankfurt am kommenden Samstag vor und bitte daher noch ein wenig um Geduld.

Ich freue mich auf eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit im Neuen Jahr. Denken Sie bitte auch an PETS ! (Alle Infos dazu jetzt online auf der Homepage). Ich werde am Workshop Sekretäre teilnehmen und freue mich Sie oder Ihre Nachfolger dort zu treffen !

Ihr
Bernhard Kulisch
Beauftragter des Rotary Distriktbeirates 1830 für Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit 2007-08 (rocas@rotary1830.org)

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