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Nr. 4 (Juni 2007)
An alle Sekretärinnen und Sekretäre der Rotary Clubs im Distrikt 1830,
An alle Zuständigen in Sachen RO.CAS,
Werte rotarische Freundinnen und Freunde,
Liebe Sekretäre,
bei Rotary ist der 1.Juli immer ein einschneidendes Datum.
Ganz besonders in diesem Jahr !
Ab dem 1.7.2007 ist RO.CAS in unserem Distrikt die Standard-Administration für alle Clubs und den Distrikt.
Ich möchte mich an dieser Stelle bei Ihnen allen für die großartige Unterstützung bei der Einführung von RO.CAS bedanken.
In den meisten Clubs hat RO.CAS die bisherigen Administrationssysteme ersetzt und sind die Mitgliederdaten eingepflegt.
45 von 49 Clubs im Distrikt haben bereits Ihre Zugangsdaten und arbeiten mit RO.CAS.
35 Clubs habe ich persönlich in bisher vier Schulungen in Nürtingen, Heilbronn, Aalen und Balingen geschult. Es folgt noch eine Schulung in Bietigheim (voraussichtlich zwischen dem 17.7. und 20.7.)
Sollten Sie bisher noch keine Schulung besucht haben, bieten sich diese Termine an.
Ich bedanke mich bei allen Teilnehmern für Ihr Engagement und Ihre Geduld, besonders natürlich bei allen Freunden die großzügig Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt haben und sogar für Bewirtung gesorgt haben !
In allen Sprengeln des Distriktes gibt es nun RO.CAS-„Power-User“ die zusätzlich zu mir bei Fragen gerne zur Verfügung stehen.
Für alle Clubs habe ich ein Handbuch zur Handhabe von RO.CAS erstellt. Sie erhalten es auf den Schulungen. Auf Wunsch schicke ich es auch zu (ausgedruckt oder als PDF)
Folgende Punkte bitte ich Sie zu beachten:
Ab dem 1.7.2007 müssen Sie Wochenberichte nicht mehr verschicken: das Veröffentlichen in RO.CAS reicht. Der Distrikt (in Person des Governors, der Assistant Governors und des Berichterstatters) hat dann Ihre Berichte automatisch im Zugriff. (andere haben keinen Zugriff!). Das bedeutet übrigens: wenn Sie den Bericht nach Veröffentlichen korrigieren, dann ist immer auch die korrigierte Version im Distrikt-Archiv.
Ab dem 1.7.2007 können die bisher üblichen Präsenzmeldungen am Monatsende ersatzlos entfallen. Die Erfassung der Präsenzen erfolgt in RO.CAS. Sie geben die Meetingpräsenzen bei der Erstellung der Wochenberichte ein. Sobald der Wochenbericht veröffentlicht ist, sind die Präsenzen auch im System. Sonderveranstaltungen und Zusatzpräsenzen erfassen Sie ebenfalls in RO.CAS: sie werden dann auch in der Präsenzstatistik Ihres Clubs erfasst. Berechnen müssen Sie gar nichts mehr: das macht das System. Der Distrikt erhält automatisch die Präsenzmeldung Ihres Clubs als Monatswert. Das ist genau der Wert, den Sie in RO.CAS unter Präsenzauswertung für MONAT in der zusammengefassten Tabelle sehen.
Die Präsenzübersicht aller Clubs wird im Internet auf der Distriktseite kurzfristig ständig abrufbar sein.
Ab dem 1.7.2007 werden die Clubtermine (Meetings und Sonderveranstaltungen) automatisch in die Wochenberichte der Nachbarclubs übernommen. Jeder Club wählt aus, welche Clubs er in der Liste aufführen möchte und wie viele der nächsten Termine dort aufgelistet werden. Daher ist es wichtig, dass Ihre Termine für die Darstellung bei Ihren Nachbarn komplett vorhanden sind, sonst erscheint Ihr Club dort nicht. Umgekehrt: wenn Sie einen Nachbarclub in Ihre Liste aufführen möchten, dann bitten Sie ggf. Ihren Nachbarn, dass er die Termin in RO.CAS dort auch eingibt. So machen Sie sich die Arbeit leicht - und der Informationsgewinn mit Topaktuellen Infos für Ihre Freunde ist groß.
1. E-Mail-Adressen
Pflegen Sie möglichst bald die E-Mail-Adressen aller Mitglieder Ihres Clubs ein und bringen Sie diese auf den neuesten Stand. Machen Sie am besten dann eine Testsendung an alle: so prüfen Sie, ob wirklich alle E-Mail-Adressen richtig ankommen oder ob es Rückläufer gibt. Besonders wichtig sind die E-Mail-Adressen der Vorstände, da diese auch vom Governor und Distriktsekretär benutzt werden, um wichtige Information für die Amtsträger zu übermitteln. Bitte versehen Sie jedes Vorstandsmitglied mit einer Empfangsadresse, falls keine eigene vorhanden, nehmen Sie am besten Ihre Adresse. Da alle Mitteilungen mit persönlicher Anrede erfolgen, können Sie die Nachricht dann an das Mitglied weiterleiten.
Bitte legen Sie auch gleich fest, (im Bereich Mitgliederverwaltung/Reiter CLUB, wie der Wochenbericht zugesandt werden soll: ohne diese Einstellung können Sie die Wochenberichte nicht versenden. Geben Sie dort an: per E-Mail (Privat oder Geschäftlich oder beide), per Post oder per Fax. Hinweis: auch die Ehepartner können persönlich den Wochenbericht zugeleitet bekommen, per E-Mail oder auch per Post: einzustellen unter Familie.
2. Der erste Wochenbericht mit RO.CAS
Falls Sie bislang noch keine Wochenberichte mit RO.CAS erstellt haben, dann wagen Sie sich jetzt daran. Es ist machbar, viele Clubs arbeiten schon mit Erfolg damit und sind begeistert. Die Anfangshürde ist sicherlich erst mal zu nehmen. Tipp: versuchen Sie zunächst einmal, den Bericht mit dem Layout Newsletter Easy zu erstellen. Dann geht es schnell und unproblematisch. Wenn es hakt, können Sie mich jederzeit ansprechen: wir können dann gemeinsam das Problem lösen - bislang hat es bei allen geklappt, die sich dran gesetzt haben.
3. RO.DIS
Mittlerweile ist auch die Distriktversion von RO.CAS im Einsatz (RO.DIS).
Hierüber wird das Distriktsekretariat (Frau Hemker) in Zukunft E-Mails an Amtsträger versenden können und die Präsenzmeldungen ermitteln können.
In Kürze werden Sie abgefragt, wie Sie zukünftig melden möchten. Wenn Sie RO.CAS einsetzen, brauchen Sie keine Wochenberichte mehr per E-Mail schicken und die Präsenzmeldung entfällt ebenfalls. Beides erhält das Distriktsekretariat automatisch.
4. RO.CAS in Deutschland
12 von 14 deutschen Distrikten haben sich bereits RO.CAS angeschlossen. (1800,1810,1820,1830,1850,1860,1870,1880,1890,1900,1930,1940). Es fehlen noch die Distrikte 1840 und 1950.
5. „Wunschliste“
Es gibt eine lange „Wunschliste“ für weitere Funktionen. Die Programmierer wären damit vermutlich lange bis ins nächste Jahr beschäftigt. Bitte haben Sie daher Verständnis dafür, dass wir priorisieren müssen und auch immer abwägen müssen, ob die Funktion zum Standardumfang für 925 Rotary Clubs in Deutschland gehört, oder ein Sonderwunsch eines jeweiligen Clubs darstellt. Sobald ich Ihnen mitteilen kann, welche Wünsche wann realisiert werden können, erhalten Sie diese Wunschliste im Überblick.
6. Vertrag
Am 26.6.07 wurde rechtzeitig der vom Deutschen Governorrat beschlossene Vertrag für RO.CAS zwischen dem Provider Henworx und dem Rotary-Verlag fertig gestellt und in einer feierlichen Zeremonie in Düsseldorf von allen Seiten unterzeichnet. Damit steht die „Produktfamilie RO.CAS“ rechtlich auf sicheren Füßen und kann entsprechend weiterentwickelt werden. Fotos von der Vertragsunterzeichnung findet man unter: http://www.bilderturm.de/rocas_signing/index.htm
7. Vorstand Aktuell zum Archiv
Mit dem heutigen Datum wurde der Vorstand aktuell automatisch ins Archiv gestellt und der Incoming Vorstand in den aktuellen Vorstand.
8. Bugfixes
Eine Reihe von Fehlern wurde in der letzten Woche behoben.
- z.B. richtige Abbildung der rotarischen Woche im kommenden Kalenderjahr
- Länderliste nun komplett (es fehlten außereuropäische Länder)
- Angabe des Clubnamen bei Gästen
9. Neue Funktion – Termine der Nachbarclubs einbinden
Eine wichtige neue Funktion ist jetzt verfügbar. Sie können die Termine ausgewählter Nachbarclubs auf Ihrem Wochenbericht anzeigen lassen. Wählen Sie dazu unter „Wochenbericht“ – „Allgemeine Einstellungen“ zunächst „Termine der Nachbarclubs anzeigen“. Anschließend wählen Sie unter „Nachbarclubs verwalten“ die Clubs aus deren Termine Sie sehen wollen und geben eine gewünschte Anzahl an. Die Termine erscheinen dann in einer übersichtlichen Form als letzte Seite des Wochenberichtes. Sollten Sie einen Nachbarclub ausgewählt haben, dessen Termine dann aber nicht erscheinen, hat dieser Club entweder noch keine Termine bei RO.CAS eingegeben, bzw. arbeitet noch nicht mit RO.CAS. Da hilft dann vielleicht ein telefonisches Nachfragen beim entsprechenden Sekretär. Termine von Nachbarclubs die in einem anderen Distrikt liegen können derzeit noch nicht angezeigt werden. Dieser Wunsch ist aber auf der Wunschliste (siehe 3.)
10. Datenschutz
Viele Fragen betrafen die Datenschutz-Einstellungen.
Momentan werden noch keine Daten zum Verlag transferiert, weshalb Sie bitte auch noch die An- und Abmeldungen wie bisher handhaben. Sobald die Anpassungen zum Verlag hier fertig gestellt sind, wird das Menü noch mal angepasst. Da einiges auf jeden Fall an den Verlag gemeldet wird, z.B. Name, Vorname, Adressen für Abo und andere Dinge noch geregelt werden müssen, z.B. Neuaufnahme, Veränderung und Ausscheiden, inkl. "Migranten" in andere Clubs, brauchen Sie in diesem Menü momentan noch nichts spezielles einstellen.
Sobald das relevant wird informieren wir Sie rechtzeitig und nehmen eine Grundeinstellung vor, die wir Ihnen dann vorschlagen.
11. Versand Wochenberichte - jetzt mit persönlicher Anrede möglich.
Setzen Sie einfach die Variablen ein, dann steht im Kopf: Lieber Freund Meier,.. (oder ähnlich...) Jede Mail geht direkt an den Empfänger, er empfindet die E-Mail als sehr persönlich. Gerade dies baut die negative Einstellung gegen E-Mail ein wenig ab. Nachteil: Sie erhalten oft persönliche Antwort - da der Empfänger meint, Sie hätten ihn persönlich angeredet.
Dabei gibt es noch weitere Details in der E-Mail-Gestaltung zum Wochenbericht: Sie können den Text der E-Mail formatieren, dort auch LINKS einsetzen, die durch einen direkten Klick auf die angegebene URL geht. Damit kann man vor allem direkt zur Wochenberichtsübersicht auf der Clubhomepage verweisen: ein Click und man ist dort.
Daher sollte man die Berichte nicht mehr unbedingt mit senden, sondern nur eine Info: bitte herunterladen..
12. Datumsfelder
Um die Datumseingabe zu vereinfachen, sind alle Datumsfelder mit einem kleinen Kalender versehen. Das ist ein Javascript, d.h. es funktioniert nur, wenn Javascript auf Ihrem Rechner installiert ist.
13. Browser
Ein ganz wichtiger Hinweis: Benutzen Sie für RO.CAS unbedingt den Browser Firefox, auf keinen Fall den Internet Explorer 6. Der IE6 ist grob fehlerhaft und führt regelmäßig zu Abstürzen und Unterbrechungen. Firefox in der aktuellen Version 2.0.0.4 können Sie kostenlos im Internet herunterladen:
14. Fragen und Hotline:
Wenn Sie rotarische Fragen zu RO.CAS haben, nutzen Sie bitte immer das Support-Formular unter www.ro-cas.de
Henworx ist sehr bemüht Ihre Fragen schnellstmöglich zu beantworten. Alle Fragen und Antworten werden anschließend auch über die Online-FAQs zur Verfügung stehen.
https://www.ro-cas.de/help/index.php
15. Zu guter Letzt
Unser zeitlicher und finanzieller Aufwand ist enorm.
Ich bin mir aber sicher, dass er unsere Verwaltung deutlich vereinfachen wird.
Helfen Sie mit und setzen RO.CAS konsequent als Clubverwaltungssystem ein!
Ich bedanke mich für Ihre Unterstützung und stehe auch im nächsten rotarischen Jahr in meiner Funktion als Beauftragter für Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit des Distriktes 1830 im Distriktbeirat zu Ihrer Verfügung.
Ihr
Bernhard Kulisch
Beauftragter des Rotary Distriktbeirates 1830 für Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit 2007-08 (rocas@rotary1830.org)
Hinweis zum Versand des RO.CAS Newsletter:
Sie erhalten fortan den RO.CAS-Newsletter aufgrund Ihrer Position im Vorstand Ihres Clubs. Dieser Newsletter geht an alle Präsidenten und Sekretäre sowie Internetbeauftragten, den Distriktbeirat und an alle RO.CAS-Interessierten.
Möchten Sie diesen Service nicht nutzen, genügt eine kurze Antwort an den Absender mit Angabe Ihres Namen und Clubs und wir löschen Ihre E-Mail-Adresse aus diesem Verteiler.
Sollten Sie eine E-Mail-Adress-Änderung haben, verfahren Sie bitte genauso.
Besonders dankbar sind wir Ihnen auch, wenn Sie uns ggf. alternative oder zusätzliche Empfänger nennen, die wir auf den Verteiler nehmen können.
Der Versand erfolgt als HTML-Mail.
Den RO.CAS Newsletter Nr. 4 2007 finden Sie auch im Internet. Für alle die Schwierigkeiten mit der Darstellung haben ( z.B. bei T-Online) hängt dieser Newsletter nochmal in einer druckbaren PDF-Ausgabe an.
Den RO.CAS Newsletter Nr. 4 2007 erhalten 267 Empfänger per E-Mail.
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